Quick scan
voor je winkansen

Waarom een quick scan uitvoeren bij een aanbesteding?

Wel of niet inschrijven op deze aanbesteding? Met een quick scan doe je snel een gerichte inschatting van je winkansen, en bespaar je jezelf veel onnodige tijd en energie. Door de aanbesteding door te lichten en je organisatie kritisch te analyseren kun je inschatten of het de moeite waard is om in te schrijven. Maar van binnenuit is zo’n quick scan soms lastig uit te voeren. Dan kan een blik van buiten vaak wel helpen.

Zo’n quick scan stelt je in staat om de haalbaarheid en potentiële uitdagingen van een aanbesteding te identificeren. Omdat je dit doet voordat het echte proces van start gaat, voorkom je dat je overhaaste beslissingen maakt, onnodige schrijfuren maakt en een idee mist achter je inschrijving. Door je energie eerst te richten op strategische besluitvorming, kun je in een latere fase de krachten binnen je organisatie gericht aan het werk zetten.

Kerncompetenties doornemen

Het belangrijkste element van de quick scan is de geschiktheid van jullie organisatie voor deze aanbesteding. Komen jullie überhaupt wel in aanmerking voor deze opdracht? In het bestek staan een aantal kerncompetenties, referenties en andere selectiecriteria genoemd die van inschrijvers worden gevraagd. Bijvoorbeeld dat je drie jaar ervaring moet hebben binnen een vergelijkbare opdracht of voor vergelijkbare opdrachtgevers. Voldoe je niet aan de eisen? Dan zijn er twee opties.

De eerste is dat je kritische vragen gaat stellen om specifieke eisen te laten vervallen. Bijvoorbeeld als het eisen zijn waar maar 1 schrijver aan kan voldoen (concurrentiebeding), als niet alle inschrijvers gelijke kansen krijgen om de opdracht te winnen (gelijkheidsbeginsel/level playing field) of als bepaalde eisen niet relevant zijn voor uitvoer van de opdracht (proportionaliteitsbeginsel).

Lukt het niet om aan de eisen te voldoen en staat de aanbestedende dienst in z’n recht met de dingen die worden uitgevraagd? Dan is het jammer, maar heeft het geen zin om in te schrijven. Wees daar eerlijk over naar jezelf en spaar je krachten voor een volgende aanbesteding.

Financiële geschiktheid

Een ander aspect dat meetelt bij de quick scan is de analyse van de financiële levensvatbaarheid. Deze analyse geeft inzicht in de financiële gezondheid van een organisatie. Zijn jullie in staat is om aan de financiële verplichtingen van het project te voldoen? Met zo’n financieel perspectief krijg je een realistisch inzicht of het economisch gezien gezond en mogelijk is deel te nemen aan de aanbesteding.

Kansen, risico’s, sterktes en zwaktes

Een derde belangrijk aspect van de quick scan is het beoordelen van de kansen én de risico’s van deze aanbesteding. Welke elementen zouden in je voordeel kunnen werken, en waar liggen juist de valkuilen in de opdracht? En hetzelfde geldt voor je eigen organisatie: waar liggen jullie sterktes, en welke zwaktes zal de aanbestedende dienst zich zorgen over maken? Probeer daarbij ook in te schatten wie je concurrenten zijn. Door de andere spelers te analyseren en hun sterke en zwakke punten te analyseren, kan je je eigen strategieën verfijnen en je organisatie beter positioneren in het aanbestedingsproces.

Weloverwogen beslissing

Kort gezegd biedt de quick scan een waardevol raamwerk voor organisaties om snel inzicht te krijgen in de winkansen van een aanbesteding. Door de ervaring, geschiktheid, sterktes en zwaktes te analyseren creëer je een goed beeld van het speelveld. En maak je een weloverwogen beslissing om wel of niet mee te spelen. Met een quick scan begin je dus al goed voorbereid aan de wedstrijd.

Meer weten hoe je aan de slag kan met een quick scan? Of kunnen onze strategen en planschrijver je ergens anders mee helpen? Neem contact op!