Doel en context
Gemeenten spelen sinds het uitbreken van de oorlog in Oekraïne een belangrijke rol in de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Gemeente Noordoostpolder vangt momenteel bewoners op verschillende locaties op, met Wittesteijn als grootste locatie met 250 opvangplekken. Daarnaast zijn er kleinere locaties aan de Schouwstraat, Bossulaan en Espelerlaan. Vanaf medio 2027 verwacht de gemeente bovendien circa 80 opvangplekken in snelbouwwoningen.
Voor het dagelijkse reilen en zeilen op deze locaties is goed locatiemanagement nodig. Maar de rol daarvan verandert. Waar de afgelopen jaren de nadruk vooral lag op het begeleiden van bewoners, wil de gemeente steeds meer inzetten op zelfredzaamheid en verzelfstandiging.
Dat betekent dat bewoners waar mogelijk meer eigen regie krijgen en worden gestimuleerd om zelfstandig deel te nemen aan de samenleving. De nieuwe locatiemanager moet deze ontwikkeling ondersteunen, zonder daarbij de veiligheid, leefbaarheid en ondersteuning van kwetsbare bewoners uit het oog te verliezen.
Scope van de opdracht
Gemeente Noordoostpolder zoekt één dienstverlener voor het locatiemanagement van de gemeentelijke Oekraïneopvang. Vanaf 2027 wordt het locatiemanagement primair georganiseerd vanuit hoofdlocatie Wittesteijn, maar de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle opvanglocaties binnen de gemeente.
De werkzaamheden zijn breed. De opdrachtnemer wordt onder andere verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele regie, bewonerscontact, vroegsignalering, leefbaarheid en huisregels. Ook horen coördinatie met de gemeente, beveiliging en ketenpartners, managementinformatie en rapportages bij de opdracht. Daarnaast moet een flexibele schil beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld piekmomenten, uitval, calamiteiten en het openen of sluiten van locaties.
Een belangrijk onderdeel is de samenwerking met de beveiligingspartij. Op hoofdlocatie Wittesteijn is 24/7 beveiliging aanwezig. Die partij is verantwoordelijk voor de fysieke veiligheid en directe de-escalatie, terwijl de nieuwe opdrachtnemer vooral de rol van sociale huismeester vervult.
De raamovereenkomst heeft een geraamde waarde van €3,2 miljoen. De overeenkomst start naar verwachting op 1 februari 2027 en loopt tot en met 3 maart 2030, met de mogelijkheid om tweemaal met één jaar te verlengen. De gemeente kan de overeenkomst ook eerder beëindigen wanneer de noodzaak voor de opvanglocatie vervalt.
Kwaliteit telt
De aanbesteding wordt voor 60% op kwaliteit en 40% op prijs beoordeeld. Daarmee is er voor inschrijvers behoorlijk wat ruimte om zich inhoudelijk te onderscheiden.
De kwaliteitsbeoordeling bestaat uit drie onderdelen:
Plan van aanpak – 20 punten
Communicatie en samenwerking – 25 punten
Implementatie – 15 punten
Bij het plan van aanpak kijkt de gemeente onder andere naar de visie op locatiemanagement, de voorgestelde teamstructuur, ervaring met de doelgroep en de manier waarop continuïteit en flexibiliteit worden geborgd. Ook moet duidelijk worden hoe de opdrachtnemer omgaat met kwetsbare bewoners en hoe de zelfredzaamheid van bewoners wordt gestimuleerd.
Opvallend is dat communicatie en samenwerking met 25 punten het zwaarst wegende kwaliteitscriterium is. De gemeente wil zien hoe de opdrachtnemer samenwerkt met de gemeente zelf, met zorg-, welzijns-, veiligheids- en andere ketenpartners én met omwonenden. Goed locatiemanagement draait hier dus nadrukkelijk niet alleen om wat er binnen de opvanglocatie gebeurt, maar ook om het netwerk daaromheen.
Een soepele overgang is belangrijk
Ook de implementatie telt mee in de beoordeling. De nieuwe overeenkomst gaat op 1 februari 2027 in, terwijl de huidige opdrachtnemer de werkzaamheden nog tot en met 28 februari uitvoert. Daarmee ontstaat bewust een overgangsperiode.
Inschrijvers moeten beschrijven hoe zij ervoor zorgen dat de dienstverlening vanaf 1 maart 2027 volledig operationeel is. Daarbij kijkt de gemeente onder andere naar de implementatieplanning, de samenwerking met de huidige opdrachtnemer en gemeente en de manier waarop de nieuwe partij kennismaakt met bewoners en een relatie met hen opbouwt.
Inschrijven?
Deze aanbesteding is met name interessant voor organisaties met ervaring in het managen van opvanglocaties en het begeleiden van bewoners. De gemeente vraagt daarbij om aantoonbare ervaring met onder andere locatiemanagement voor een Oekraïense opvanglocatie met minimaal 150 bewoners, het beheren van gespreide locaties zonder permanente aanwezigheid en samenwerking met een separate beveiligingspartij.
Bij Corus helpen we organisaties om hun ervaring met locatiemanagement, bewonersbegeleiding en samenwerking met verschillende stakeholders te vertalen naar een helder en overtuigend kwaliteitsverhaal. We denken graag mee over de strategie, structuur en uitwerking van de kwaliteitscriteria. Bekijk de hele uitvraag hier.