Doel en context
De feestdagen van 2026 moeten nog beginnen, maar het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kijkt alvast vooruit naar de eindejaarsgeschenken van 2027, 2028, 2029 en mogelijk zelfs 2030.
Ieder jaar wil het ministerie zijn medewerkers bedanken met een persoonlijk eindejaarsgeschenk. Daarbij draait het om keuzevrijheid en een positieve beleving: medewerkers moeten een cadeau kunnen uitzoeken dat aansluit bij hun eigen wensen en interesses.
De huidige overeenkomst loopt op 30 april 2027 af. Daarom zoekt het ministerie een nieuwe leverancier die de komende jaren de volledige dienstverlening rondom de eindejaarsgeschenken verzorgt. Van een aantrekkelijke webshop en verrassend assortiment tot persoonlijke vouchers en de uiteindelijke levering.
Scope van de opdracht
De opdracht omvat jaarlijks circa 5.700 eindejaarsgeschenken, met een vaste waarde van € 70 per medewerker. Medewerkers ontvangen een digitale of fysieke voucher waarmee zij via een webshop een geschenk naar keuze kunnen bestellen.
De leverancier is verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van de webshop, het samenstellen en vernieuwen van het assortiment, het aanbieden van cadeaubonnen en belevenissen en het verzorgen van de vouchers.
Daarbij vraagt SZW nadrukkelijk om een persoonlijke en verrassende ervaring. De webshop moet gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en toegankelijk zijn via verschillende apparaten. Ook moet er ruimte zijn voor interactieve elementen, personalisatie en bijvoorbeeld een videoboodschap.
Kwaliteit bepaalt wie wint
Opvallend aan deze aanbesteding is dat de beoordeling volledig op kwaliteit plaatsvindt. De prijs van het eindejaarsgeschenk staat vast. Inschrijvers moeten zich dus onderscheiden met hun aanbod, creativiteit en dienstverlening.
De kwaliteitsbeoordeling bestaat uit vier onderdelen:
Webshop (30%) – gebruiksvriendelijkheid, overzichtelijkheid, snelheid, personalisatie en innovatieve mogelijkheden.
Assortiment (30%) – diversiteit, actuele trends, passende geschenken en een breed aanbod aan cadeaubonnen en belevenissen.
Digitale en fysieke vouchers (30%) – aantrekkelijke vormgeving, gebruiksgemak, creativiteit, jaarlijkse vernieuwing en maatschappelijke betrokkenheid.
Duurzaamheid (10%) – duurzame geschenken, verpakkingen, transport en productie en verzending van vouchers.
Voor de webshop moeten inschrijvers bovendien een werkende demo beschikbaar stellen. De beoordelaars kijken dus verder dan de beschrijving op papier: zij kunnen zelf ervaren hoe de webshop werkt.
Voor de schriftelijke beantwoording van de vier kwaliteitscriteria krijgen inschrijvers maximaal tien pagina's.
Een cadeau met maatschappelijke waarde
SZW wil dat de eindejaarsgeschenken ook maatschappelijke waarde toevoegen.Inschrijvers worden uitgedaagd om met creatieve ideeën te komen die de ontvangst van de voucher bijzonder maken.
Daarnaast speelt duurzaamheid een rol. Denk aan duurzame producten, minder belastende verpakkingen, efficiënter transport en verantwoorde productie. Het ministerie verwacht dat ongeveer 5% van de gekozen geschenken binnen een duurzame categorie zal vallen.
Inschrijven?
Deze aanbesteding is interessant voor leveranciers van eindejaarsgeschenken en kerstpakketten die beschikken over een aantrekkelijk assortiment, een gebruiksvriendelijke webshop en de capaciteit om duizenden medewerkers een persoonlijke cadeau-ervaring te bieden.
Met een beoordeling die volledig op kwaliteit is gebaseerd, liggen er volop kansen om je te onderscheiden. Daarbij gaat het om de samenhang tussen een aantrekkelijk assortiment, een prettige gebruikerservaring, creatieve vouchers en een betrouwbare uitvoering.
Bij Corus helpen we organisaties om hun ideeën, ervaring en dienstverlening te vertalen naar een overtuigende inschrijving. Juist bij een aanbesteding waarin kwaliteit voor 100% bepalend is, maakt een concrete en onderscheidende uitwerking het verschil. We denken graag mee over de strategie, structuur en beantwoording van de kwaliteitscriteria. Bekijk de hele uitvraag hier.