Doel en context
De beste veranderadviseur is misschien wel degene die zichzelf uiteindelijk overbodig maakt. Dat is precies de gedachte achter de aanbesteding van de Koninklijke Bibliotheek (KB).
Als nationale bibliotheek van Nederland speelt de KB een belangrijke rol in het toegankelijk maken en behouden van kennis, cultuur en informatie. Om die rol ook in de toekomst goed te kunnen vervullen, wil de organisatie zich verder ontwikkelen op het gebied van leiderschap, cultuur, structuur en processen.
Daarom heeft de KB een Europese aanbesteding gepubliceerd voor ondersteuning bij organisatieontwikkeling. De bibliotheek zoekt een externe partner die helpt bij het realiseren van organisatieveranderingen en tegelijkertijd het interne verandervermogen versterkt.
Het doel is dat medewerkers en leidinggevenden steeds beter in staat zijn om veranderingen zelfstandig vorm te geven, te begeleiden en te borgen. De externe ondersteuning moet daardoor op termijn kunnen worden afgebouwd.
De overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar, met de mogelijkheid om tweemaal met één jaar te verlengen.
Scope van de opdracht
De geselecteerde opdrachtnemer ondersteunt de KB bij uiteenlopende organisatieontwikkel- en veranderopgaven. Daarbij staat de samenwerking met de interne Veranderhub centraal.
De werkzaamheden richten zich onder andere op:
analyseren van organisatie- en veranderkundige vraagstukken;
adviseren over passende veranderstrategieën en interventies;
begeleiden van verandertrajecten binnen de organisatie;
ondersteunen van leidinggevenden en medewerkers bij veranderingen;
versterken van leiderschap, samenwerking en organisatiecultuur;
monitoren van de voortgang en resultaten van veranderinterventies;
overdragen van kennis, methodieken en vaardigheden aan de interne organisatie;
ontwikkelen van een aanpak waarmee de afhankelijkheid van externe ondersteuning geleidelijk afneemt.
De KB zoekt een partner die kan schakelen tussen strategisch advies en praktische begeleiding. Daarbij moet de opdrachtnemer aansluiten op de behoeften en het ontwikkelniveau van de organisatie.
Belangrijke contractvoorwaarden
De Koninklijke Bibliotheek wil een samenwerking aangaan waarin kwaliteit, continuïteit en kennisoverdracht centraal staan.
De belangrijkste contractvoorwaarden zijn:
Contractduur: twee jaar, met tweemaal een verlengingsoptie van één jaar.
Geraamde opdrachtwaarde: € 750.000 exclusief btw.
Samenwerking: nauwe afstemming met de interne Veranderhub en andere betrokkenen binnen de KB.
Borging: de opdrachtnemer moet bijdragen aan het structureel versterken van het interne verandervermogen.
Een belangrijk uitgangspunt is dat de externe partner gedurende de samenwerking steeds meer kennis en verantwoordelijkheid overdraagt aan de organisatie. De KB wil daarmee voorkomen dat zij langdurig afhankelijk blijft van externe veranderadviseurs.
Gunningscriteria
De opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Kwaliteit telt voor 70% mee en prijs voor 30%.
De kwaliteitsbeoordeling bestaat uit drie onderdelen:
1. Kwaliteit, sturing en rolopvatting (30%)
Inschrijvers moeten beschrijven hoe zij veranderkundige vraagstukken analyseren, passende interventies selecteren en de kwaliteit van hun dienstverlening waarborgen. Ook de samenwerking met de Veranderhub, resultaatgerichtheid en het tijdig bijsturen van de aanpak zijn belangrijke aandachtspunten.
2. Transitie, verandervermogen en afbouw afhankelijkheid (30%)
Dit criterium richt zich op het duurzaam versterken van de organisatie. Inschrijvers moeten een implementatie- en borgingsplan opstellen waarin zij onderbouwen hoe kennisoverdracht, continuïteit en duurzame gedragsverandering worden georganiseerd.
Een belangrijk onderdeel is het concrete afbouwpad: hoe zorgt de opdrachtnemer ervoor dat de KB steeds minder externe ondersteuning nodig heeft?
3. Presentatie (10%)
Naast de schriftelijke plannen maakt een presentatie onderdeel uit van de kwaliteitsbeoordeling.
Voor de eerste twee gunningscriteria mogen inschrijvers elk maximaal vier A4 aanleveren. In totaal gaat het dus om acht A4 aan schriftelijke kwaliteitsplannen.
Belangrijke aandachtspunten
Deze aanbesteding vraagt om meer dan ervaring met organisatieadvies. De KB zoekt een partner die kan aantonen hoe verandertrajecten daadwerkelijk leiden tot blijvende verbeteringen.
Van inschrijvers wordt onder andere verwacht dat zij:
beschikken over expertise op het gebied van organisatieontwikkeling en verandermanagement;
strategische veranderdoelstellingen kunnen vertalen naar concrete interventies;
effectief samenwerken met interne adviseurs, leidinggevenden en medewerkers;
resultaten en voortgang inzichtelijk maken en de aanpak waar nodig bijsturen;
kennis en vaardigheden actief overdragen;
duurzame gedragsverandering kunnen stimuleren en borgen;
een realistisch en concreet plan ontwikkelen voor de afbouw van externe ondersteuning.
Juist dat laatste maakt deze aanbesteding onderscheidend. De KB beoordeelt niet uitsluitend wat een adviseur tijdens de opdracht oplevert, maar ook wat er binnen de organisatie achterblijft wanneer de externe ondersteuning wordt afgebouwd.
Inschrijven?
Deze aanbesteding is interessant voor organisatieadviesbureaus, veranderkundige adviesorganisaties en gespecialiseerde dienstverleners die ervaring hebben met complexe organisatieontwikkeltrajecten.
Vooral partijen die strategisch advies weten te combineren met praktische veranderbegeleiding, kennisoverdracht en aantoonbare borging van resultaten kunnen zich bij deze opdracht onderscheiden. Bekijk de hele uitvraag hier.