Voor ruim 17.000 medewerkers moest de salarisadministratie van een G4-gemeente feilloos worden geautomatiseerd. Geen ruimte voor fouten, wel een blik op de toekomst.
Samen met een internationale HR- en payrollleverancier ontleedden we de complexe uitvraag stap voor stap, tot precies duidelijk was wat overtuigend zou zijn voor deze gemeente, inclusief een noodplan voor een scenario dat nog nooit eerder nodig was geweest.
Het resultaat: een winnend plan dat vertrouwen gaf in elke fase van het traject. En voor ons de zoveelste gewonnen aanbesteding met deze klant.
De opdracht
Een Nederlandse G4-gemeente zocht een gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor de automatisering van de volledige personeels- en salarisadministratie van haar ruim 17.000 medewerkers. Voor deze aanbesteding werkten we samen met een internationale leverancier van HR- en payrollsoftware. De organisatie ondersteunt grote publieke en private organisaties bij de automatisering van personeels- en salarisprocessen.
De uitdaging
De gemeente wilde zekerheid met een waterdicht implementatieplan, waarbij niets mis mag gaan: medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat salarissen altijd tijdig worden uitbetaald. Daarnaast was ook een toekomstvisie essentieel: hoe gaat deze dienstverlening de komende jaren bijdragen aan verdere optimalisatie van processen.
Oftewel: een hoge mate van complexiteit op meerdere niveau. Door onze ervaring met vergelijkbare aanbestedingen, waaronder voor deze klant, hebben we samen gewerkt aan een strategisch sterk plan. Er werd bijvoorbeeld gevraagd om een noodscenario. Hoewel onze klant zijn bewezen HR- en payrollplatform nog niet eerder een dergelijk scenario nodig had gehad, hebben we samen een realistisch en overtuigend noodplan uitgewerkt. Dit levert direct een goede blauwdruk voor vervolgopdrachten op.
Onze aanpak
Bij dit soort complexe uitvragen starten we eerst met het stapsgewijs ontleden van de vraag en het neerzetten van een helder raamwerk: welke bouwstenen waren nodig om alle onderdelen overtuigend en volledig te beantwoorden?
Zo zien we waar de sterke en eventuele zwakke plekken in het antwoord zitten, waar de meerwaarde voor de gemeente zit en over welke onderdelen we samen nog verder moeten nadenken om tot een goede oplossing te komen. Juist in die fase lag onze grootste meerwaarde. Het meeste werk zat aan de voorkant: analyseren, structureren en scherp krijgen wat het antwoord echt overtuigend maakte voor deze gemeente.
Pas toen de inhoud stond, zijn we gaan schrijven. Voor de volledige uitwerking hadden we 28 A4 beschikbaar, en die ruimte hebben we gericht benut.
Het resultaat
Het resultaat was een winnend plan. De inschrijving liet niet alleen zien dat de basis op orde was en al duidelijk voorsorteerde op de toekomst. Van implementatie en service tot begeleiding en risicobeheersing: de aanpak was zorgvuldig uitgewerkt en gaf vertrouwen in alle fasen van het traject.
De samenwerking
Dit was niet de eerste aanbesteding die we samen met deze klant hebben geschreven en gewonnen. In elke volgende opdracht leer je elkaar weer beter kennen en wordt de samenwerking inhoudelijk sterker Dit leidt tot scherpere plannen, een efficiënter proces en meer voldoening aan beide kanten. Helemaal als de klant met de winst naar huis gaat.
