Je hebt ‘m gevonden: de perfecte aanbesteding voor je organisatie. Een overzichtelijke opdracht, je hebt alle ervaring die ze vragen en je staat klaar om een goede inschrijving op te stellen. Eén probleem: in de stukken staat een eis waar je niet aan voldoet. Betekent dit dat je niet mee mag doen?
Eerst even de basis
Een aanbesteding bevat veel eisen en voorwaarden. De belangrijkste zijn de geschiktheidseisen en de uitvoeringseisen. Het verschil zit vooral in wat er wordt beoordeeld en wanneer. In de praktijk lopen deze twee soorten eisen nog weleens door elkaar. Laten we ze daarom wat beter bekijken.
1. Geschiktheidseisen
Bij geschiktheidseisen kijkt de aanbestedende dienst naar het bedrijf dat meedoet: heeft het genoeg ervaring, is het financieel gezond, beschikt het over de juiste certificaten?
Een simpel voorbeeld: een gemeente zoekt een bedrijf voor een grote ICT-opdracht. Dan is het bijvoorbeeld logisch dat de aanbestedende dienst vraagt naar je ervaring met vergelijkbare projecten. Een geschiktheidseis kan bijvoorbeeld zijn dat je afgelopen drie jaar een grote ICT-opdracht moet hebben gedaan voor een overheidsinstellingen.
Heb je dat niet? Dan wordt het erg moeilijk om in te schrijven. Óf je moet een partij vinden die samen met je bedrijf wil inschrijven, zodat je hun ervaring kan gebruiken om toch aan de geschiktheidseis te voldoen.
2. Uitvoeringseisen
Een uitvoeringseis gaat niet per se over wie het bedrijf is, maar meer over hoe het bedrijf de opdracht gaat uitvoeren. Denk aan afspraken over duurzaamheid, social return, rapportageverplichtingen en eisen over de inzet van personeel. Dat zijn voorwaarden die pas gaan spelen zodra de opdracht van start gaat.
Een voorbeeld: in diezelfde aanbesteding vraagt de gemeente aan geïnteresseerde partijen dat ze moeten voldoen aan wetgeving op het gebied van privacy en AVG. Dat zijn eisen die niet gaan over je verleden als bedrijf, maar over hoe je de opdracht zelf gaat uitvoeren.
Voldoe je hier nog niet aan? Dan is er nog geen man overboord. Je kunt alsnog je inschrijving opstellen en indienen, zolang je bij de start van het contract maar zorgt dat je hieraan voldoet.
Een certificaat: geschiktheid of uitvoering?
Bij een geschiktheidseis moet een inschrijver in beginsel al op het moment van inschrijving aan de gestelde eis voldoen. Dit moet de inschrijver kunnen aantonen wanneer de aanbestedende dienst daarom vraagt.
Bij een uitvoeringseis gaat het om de voorwaarden waaraan de winnende inschrijver tijdens de uitvoering van de opdracht moet voldoen.
Toch kan het soms lastig zijn om dat verschil te zien. Neem bijvoorbeeld deze twee eisen:
De inschrijver beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimale dekking van € 1.000.000 per gebeurtenis.
En:
De opdrachtnemer beschikt uiterlijk bij aanvang van de overeenkomst over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimale dekking van € 1.000.000 per gebeurtenis en houdt deze gedurende de looptijd van de overeenkomst in stand.
Op het eerste gezicht lijken de eisen sterk op elkaar. Toch zit er een belangrijk verschil in het moment waarop eraan moet worden voldaan.
Bij de eerste formulering wordt van de inschrijver gevraagd dat hij tijdens de aanbesteding al over de verzekering beschikt. De eis ziet daarmee op de onderneming die zich inschrijft en kan als geschiktheidseis worden gesteld.
Bij de tweede formulering hoeft de verzekering pas bij aanvang van de opdracht aanwezig te zijn. De verplichting geldt voor de partij die de opdracht daadwerkelijk gaat uitvoeren. Dat past bij een uitvoeringseis.
Kort gezegd:
Geschiktheid: wat moet het bedrijf nu kunnen aantonen?
Uitvoering: waar moet het bedrijf zich straks aan houden?
Twijfel? Stel een vraag
Doe je mee aan een aanbesteding en is niet duidelijk waarom een bepaalde eis al bij de inschrijving geldt? Wacht dan niet tot na de gunning. Tijdens de Nota van Inlichtingen, de vragenronde waarin bedrijven vragen kunnen stellen over de aanbestedingsstukken, kun je vragen stellen:
Is deze eis niet onevenredig zwaar als geschiktheidseis? Zou deze eis, gezien het proportionaliteitsbeginsel, niet beter als uitvoeringseis kunnen worden opgenomen?
Zo krijgt de aanbestedende dienst de kans om de eis uit te leggen of, als dat nodig is, aan te passen.
3 vragen om een eis snel te controleren
Het verschil tussen een geschiktheidseis en een uitvoeringseis lijkt op het eerste gezicht triviaal. Maar in de praktijk kan het bepalen of je wel of niet mee mag doen. Om te controleren of een eis op de goede plek staat kun je jezelf het best de volgende drie vragen stellen:
Waar staat de eis?
Staat deze bij de geschiktheidseisen of juist bij de omschrijving en uitvoering van de opdracht?
Waar gaat de eis eigenlijk over?
Over het bedrijf zelf (kan het bedrijf de opdracht aan?) of over het werk (hoe moet de opdracht straks worden uitgevoerd?)?
Wanneer moet aan de eis worden voldaan?
Moet een bedrijf dit al kunnen aantonen tijdens de inschrijving, of is het vooral belangrijk dat de winnaar er tijdens de uitvoering aan voldoet?
Kloppen die 3 onderdelen niet goed met elkaar? Dan is het verstandig om de aanbestedingsstukken nog eens kritisch te bekijken en een vragen te stellen in de Nota van Inlichtingen.
Twijfel je of een eis in je aanbesteding op de juiste plek staat, of loop je tegen een vergelijkbare situatie aan? Het team van Corus denkt graag met je mee.
