Doel en context
De gemeente Apeldoorn heeft een Europese aanbesteding gepubliceerd voor haar postvoorziening. De opdracht is verdeeld over drie percelen: partijenpost, verkiezingspost en aangetekende post en pakketten. Hiermee wil de gemeente de continuïteit van haar postvoorziening waarborgen en ruimte bieden aan gespecialiseerde marktpartijen.
De overeenkomst gaat in op 1 januari 2027 en heeft een initiële looptijd van vier jaar, met de mogelijkheid om twee keer met twee jaar te verlengen.
Scope van de opdracht
De opdracht bestaat uit drie afzonderlijke percelen:
Partijenpost: het verwerken en bezorgen van de reguliere uitgaande post van de gemeente.
Verkiezingspost: het verzorgen van de verzending van onder meer stempassen en kandidatenlijsten binnen de wettelijke termijnen.
Aangetekende post en pakketten: het veilig en betrouwbaar verwerken en bezorgen van aangetekende zendingen en pakketten.
De gemeente verwerkt jaarlijks een aanzienlijk volume aan post. Alleen al voor verkiezingen gaat het om circa 205.000 poststukken, waaronder ongeveer 130.000 tot 135.000 stempassen en 75.000 kandidatenlijsten. Een deel van deze verspreiding wordt uitgevoerd door het gemeentelijke supportteam van Lucrato.
Belangrijke contractvoorwaarden
De gemeente kiest bewust voor een perceelindeling, zodat verschillende gespecialiseerde partijen kunnen inschrijven. Daarmee worden risico's gespreid en blijft de continuïteit van de dienstverlening beter gewaarborgd.
De geraamde opdrachtwaarde bedraagt ongeveer € 285.000 per jaar, wat neerkomt op circa € 1,14 miljoen gedurende de eerste contractperiode van vier jaar. Hiervan is ongeveer € 70.000 per jaar bestemd voor verkiezingspost.
Belangrijke eisen
De gemeente zoekt partners die kunnen aantonen dat zij een betrouwbare en kwalitatief hoogwaardige postdienstverlening kunnen leveren. Van inschrijvers wordt onder meer verwacht dat zij:
beschikken over een landelijke en betrouwbare bezorgorganisatie;
kunnen voldoen aan de wettelijke termijnen voor verkiezingspost;
zorgdragen voor een veilige verwerking van vertrouwelijke en aangetekende post;
continuïteit van de dienstverlening kunnen waarborgen;
flexibel kunnen inspelen op piekmomenten, zoals verkiezingen;
aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare postlogistieke opdrachten.
Juist de combinatie van reguliere post, verkiezingspost en aangetekende zendingen maakt deze aanbesteding interessant. De opdracht draait niet alleen om logistiek, maar vooral om betrouwbaarheid. Want achter iedere envelop die op de juiste deurmat belandt, schuilt een proces waarop inwoners en de gemeente moeten kunnen vertrouwen.
Inschrijven?
Deze aanbesteding is interessant voor postvervoerders, logistieke dienstverleners en gespecialiseerde partijen die ervaring hebben met het verwerken en bezorgen van officiële poststromen. Door de verdeling in drie percelen biedt de opdracht ruimte aan zowel grote landelijke aanbieders als gespecialiseerde dienstverleners die op een of meerdere onderdelen onderscheidend kunnen zijn. Bekijk de hele uitvraag hier.